QR-Rechnungen bald strenger – was KMU jetzt tun müssen

Ein kleines Detail mit grosser Wirkung: Ab dem 21. November 2025 dürfen QR-Rechnungen in der Schweiz nur noch strukturierte Adressen enthalten.
Was technisch klingt, betrifft Tausende KMU und Rechnungssteller direkt – denn wer nicht umstellt, riskiert ab dem Folgejahr Rückweisungen durch Banken und Zahlungssysteme.

Was jetzt wichtig ist – und wie du die Umstellung sicher schaffst.

Was heisst „strukturierte Adresse“ überhaupt?

Von Freitext zu maschinenlesbarer Struktur

• Bislang waren bei QR-Rechnungen Freitext-Adressen erlaubt – z. B. „Musterfirma AG, Hauptstrasse 12, 8000 Zürich“ in einem Feld.

• Ab dem 21.11.2025 müssen Adressen feldweise strukturiert sein:

  • Name

  • Strasse & Hausnummer getrennt

  • PLZ & Ort getrennt

  • Land in ISO-Kurzform

Beispiel:

Ab wann gilt die Pflicht?

• Die Pflicht zur strukturierten Adresse gilt ab 21. November 2025.

• Bis dahin können auch QR-Rechnungen mit Freitext noch eingelesen werden.

• Aber: Ab dem 20. November 2026 werden solche Rechnungen von Banken und Verarbeitungssoftware systematisch zurückgewiesen.

Wer ist betroffen?

Grosse Relevanz für folgende Gruppen

• KMU, die eigene Rechnungen mit QR-Code erstellen

• Vereine mit Spendenrechnungen oder Mitgliederbeiträgen

• Softwareanbieter, die Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware vertreiben

• Treuhänder, die Rechnungs-Templates im Auftrag von Kunden pflegen

• Zahlungsempfänger, deren QR-IBANs bei Banken registriert sind

Was passiert bei Nichteinhaltung?

• Bei Verwendung einer unstrukturierten Adresse ab dem 20.11.2026 droht die technische Rückweisung – also: Zahlung blockiert, Rechnung muss neu erstellt werden.

• Besonders kritisch für:

  • Daueraufträge mit alten Vorlagen

  • E-Rechnungen an Unternehmen oder Behörden

  • Exportierte Rechnungen via XML-Schnittstelle

Was muss ich jetzt konkret tun?

Prüfe deine Rechnungssoftware

• Nutzt sie strukturierte Felder? Ist das Format ISO-konform?

Aktualisiere Vorlagen

• Passe manuell alle bestehenden QR-Vorlagen in deinem ERP, Word oder PDF-Generator an

Informiere deine Kunden

• Wenn du Rechnungssteller bist, prüfe auch den Rechnungseingang – ab Mitte 2026 könnten Kunden deine alten QR-Rechnungen nicht mehr verarbeiten

Hinweis: Die meisten Standardlösungen wie bexio, Swiss21, Sage oder Abacus bieten schon heute strukturierte Felder – du musst sie nur aktivieren oder verwenden!

Die neue Pflicht klingt technisch – ist aber ein entscheidender Schritt zur automatisierten Zahlungsabwicklung in der Schweiz.
Wer die Umstellung nicht bis spätestens November 2026 macht, riskiert verweigerte Zahlungen und Buchhaltungschaos.